Комплексне кваліфікаційне завдання № 7 Діловод

ПРОФЕСІЙНО-ПРАКТИЧНА ПІДГОТОВКА

з професії 4144 Діловод

Ви працюєте на підприємстві діловодом. Вам пропонується виконати завдання, дотримуючись правил безпеки, згідно із запропонованим варіантом:

1.1           Виконати завдання в текстовому редакторі Word:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Оформити таблицею перелік процедури оформлення справи, що містить конфіденційну інформацію, при її закладі (Додаток 1)	Оформити таблицею перелік процедури оформлення справи, що містить конфіденційну інформацію, при її формуванні (Додаток 2)	Оформити таблицею перелік процедури оформлення справи, що містить конфіденційну інформацію, при її закритті (Додаток 3)

1.2           Виконати завдання в табличному процесорі Excel:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Оформити опис справ, що надходять для постійного зберігання до архіву (Додаток 4)	Оформити опис справ, що надходять для тривалого зберігання до архіву (Додаток 5)	Оформити опис справ з особового складу, що надходять для зберігання до архіву(Додаток 6)

1.3           Виконати завдання в базі даних Access:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Оформлення довідкового апарату документів архіву за типом «архівний опис» (Додаток 7).	Оформлення довідкового апарату документів архіву за типом «архівний каталог» (хронологічний принцип) (Додаток 8).	Оформлення довідкового апарату документів архіву за типом «огляд фонду» (Додаток 9)

Термін виконання завдання – 6 год.

Додатки до ККЗ № 7

Додаток 1

Особливості процедури оформлення справи при її закладі

- Оформлення обкладинки справи із зазначенням грифу конфіденційності справи;

- Оформлення списку співробітників, допущених до справи (на внутрішній стороні обкладинки справи);

- Оформлення картки обліку дозволів та видачі справи (міститься в конверт на внутрішній стороні обкладинки);

- Підшивка у справу чистих аркушів (бланків) внутрішнього опису документів;

- Внесення в номенклатуру відмітки про заведення справи.

Додаток 2

Особливості процедури оформлення справи при її формуванні

- Проставлення в кожному документі під грифом обмеження доступу відмітки про періоді його конфіденційності або дати розгляду питання про зняття грифа (якщо така позначка або дата раніше були відсутні);

- Внесення даних про підшивають документах у внутрішню опис справи;

- Нумерація листів документа у справі;

- При необхідності внесення змін до реквізитів обкладинки справи;

- Підшивка документа в справу (прошнурування листів документа), перевірка правильності нумерації аркушів;

- Внесення відмітки про підшивці в облікову картку документа;

- Перевірка правильності підшивки документа;

- Повернення облікової картки документа на відповідну ділянку служби КД, в картотеку за належністю.

Додаток 3

Особливості процедури оформлення справи (тому) при її закритті

- Підшивка та оформлення засвідчувального аркуша - листа-завірителя (тільки для справ, що містять документи довготривалого періоду конфіденційності);

- Оформлення підсумкового запису у внутрішній опису справи;

- Опечатування решт шнурка на засвідчувальний аркуші (тільки для справ, що містять документи довготривалого періоду конфіденційності);

- Внесення підсумкових відомостей в реквізити на обкладинці справи;

- Проставлення відмітки про закриття справи (томи) в номенклатурі справ;

- При необхідності внесення справи в інвентарний опис закінчених провадженням справ, картотек і журналів;

- По закінченні року закриття номенклатури справ, всіх картотек на виконані документи і контрольних журналів обліку карток;

- Внесення відповідних відміток у номенклатуру справ;

- При необхідності внесення закритих картотек і журналів у інвентарну опис закінчених провадженням справ, картотек і журналів.

Додаток 4

Форма опису справ постійного зберігання, складеного в архівній установі

 

№ з/п	Індекс справи(діловодний номер)	Заголовок справи(тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі(томі, частині)	Примітки

До опису внесено ______________________________________________________________справ (цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні № ________________________, пропущені №____________________________

Укладач опису__________________________________________________________________________

___________________________________                                                                            _______________________

^{найменування посади укладача опису                                                                                                                                                                                                                 ПІБ}

			СХВАЛЕНО                         СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Архівної установи Протокол засідання ЕК Державного архіву

 

Прийнято на постійне зберігання _____________________________________________________справ

^{(цифрами і словами)}

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні № __________________________, пропущені №_______________________________________________

Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання

____________________________________________ справ з № ____________ по № __________,

                                                                                     ^{(цифрами і словами)}

у тому числі: літерні № ___________________ , пропущені №_________________________________________

Разом за цим описом прийнято на постійне зберігання

____________________________________________ справ з № ____________ по № __________,

(цифрами і словами)

у тому числі: літерні № ______________________ , пропущені №______________________________________

Зберігач фондів                                                      ______________                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                               ^{(Підпис)}

Найменування посади керівника
профільного структурного підрозділу
архівної установи (зав. архівосховища)                  (підпис)                              (ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________ 20 ____ р.

Додаток 5

Форма опису справ тривалого зберігання, складеного в архівній установі

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено _______________________________ справ

                                                                                               ^{(цифрами і літерами)}

з N _______ до N _______, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) Дата	Підпис	Розшифровка підпису

                                                                                               СХВАЛЕНО

                                                                                            Протокол засідання ЕК установи
від ___________ N _____

Додаток 6

Форма опису справ з особового складу, що надходять для зберігання до архіву

Найменування установи Фонд №_______________ Опис № _______________ справ з особового складу за__________рік назва розділу___________________________________

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ

                                                                                           ^{(цифрами і літерами)}

з N __________ до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради від ___________ N _____		СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи від ___________ N _____

Примітка: Заголовки справ опису з особового складу систематизуються у такій послідовності:

·           накази з особового складу;

·           списки особового складу;

·           картки з обліку особового складу;

·           особові справи;

·           особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати);

·           трудові книжки (незатребувані);

·           акти про нещасні випадки тощо.

Додаток 7

Архівний опис

інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку):
порядковий номер запису до опису	індекс за номенклатурою	заголовок з інформацією про оригінальність документів	спосіб їх створення	анотація найцінніших документів	межові дати	К-сть аркушів	Примітки

Додаток 8

Архівний каталог (хронологічний принцип)

межові дати	документи	події	Примітки

Додаток 9

Структурна побудова огляду орієнтовно має бути такою:

титульний аркуш	зміст	передмова	характеристика документів	довідковий апарат до огляду
Назва архівної установи; її підпорядкування	розкриває його структуру в цілому і кожного розділу окремо із зазначенням номерів сторіно	обґрунтовують доцільність укладання огляду,	Розкривають зміст однорідних документів	Загальновживані і спеціальні скорочення слів
назва фонду за аркушем фонду		дають загальну оцінку змісту описуваних документів,
номер фонду за списком фондів		історію фондоутворювача й історію фонду
вид огляду, місце і рік укладання огляду.