Комплексне кваліфікаційне завдання № 25 Діловод

ПРОФЕСІЙНО-ПРАКТИЧНА ПІДГОТОВКА

з професії 4144 Діловод

Ви працюєте на підприємстві діловодом. Вам пропонується виконати завдання, дотримуючись правил безпеки, згідно із запропонованим варіантом:

1.1          Виконати завдання в текстовому редакторі Word:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Оформити документально звернення громадян (Додаток 1)	Оформити порядок організації та проведення особистого прийому громадян (Додаток 2)	Скласти графік прийому громадян управлінням та підрозділами (Додаток 3)

1.2          Виконати завдання в табличному процесорі Excel:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Оформити опис справ, що надходять для постійного зберігання до архіву (Додаток 4)	Оформити опис справ, що надходять для тривалого зберігання до архіву (Додаток 5)	Оформити опис справ з особового складу, що надходять для зберігання до архіву(Додаток 6)

1.3          Виконати завдання в базі даних Access:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Побудувати інформаційну базу зареєстрованих вхідних документів відповідно форми реєстрації (Додаток 7)	Побудувати інформаційну базу зареєстрованих вихідних документів відповідно форми реєстрації (Додаток 8)	Побудувати інформаційну базу зареєстрованих внутрішніх документів відповідно форми реєстрації (Додаток 9)

Термін виконання завдання – 6 год.

Додатки до ККЗ № 25

Додаток 1

Кому ________________________________________

(назва організації)

__________________________________________

__________________________________________

__________________________________________

(Прізвище, ім’я, по батькові

__________________________________________

(адреса)

__________________________________________

(соціальний стан заявника)

ЗВЕРНЕННЯ

(зауваження, пропозиції, заява, скарга, прохання, вимога)

(індивідуальне чи колективне)

Суть порушеного питання ______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Дата                                                                                                               Підпис

Додаток 2

1.           Цей Порядок відповідно до статті 22 Закону України ”Про звернення громадян” визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Головному управлінні статистики.

2.           Особистий прийом громадян з питань, що належать до компетенції Головного управління статистики, проводиться начальником Головного управління статистики, його заступниками та начальниками відокремлених підрозділів, згідно із затвердженими графіками особистого прийому громадян.

3.           Графіки особистого прийому громадян затверджуються начальником Головного управління статистики, вивішуються в службових приміщеннях в доступному для вільного огляду місці та розміщуються на офіційному веб-сайті Головного управління статистики в мережі Інтернет.

4.           Працівники, відповідальні за реєстрацію громадян на особистому прийомі:

• ведуть журнали особистого прийому громадян, в яких зазначають прізвище, ім’я, по батькові громадянина, його місце проживання, категорію та соціальний стан громадянина, зміст порушеного питання, результати розгляду питання відповідальними виконавцями. Не допускається з’ясування відомостей про особу, що не стосуються звернення;
• забезпечують направлення звернення, що подано на особистому прийомі, безпосередньо тому виконавцю, до компетенції якого належить розгляд та вирішення питання;
• у разі потреби надають громадянам роз’яснення щодо порядку особистого прийому громадян керівником, до якого звернулася особа, та порядку вирішення питання.

5.               Запис громадян на прийом з питань, які вже розглядалися керівництвом Головного управління статистики або начальниками відокремлених підрозділів, вноситься до журналу особистого прийому з поміткою про повторне звернення у разі, якщо громадянин звертається до керівника з того ж самого питання та коли перше звернення не було вирішено по суті. 

6.               На особистому прийомі громадян керівництвом Головного управління статистики та начальниками відокремлених підрозділів, у разі потреби, можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлені та визначені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. 

7.               Посадова особа, яка проводить особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого, неупередженого та оперативного розв’язання поставлених відвідувачем питань може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів Головного управління статистики або одержувати від них необхідну інформацію.

8.               Усі звернення, подані на особистому прийомі, реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Головному управління статистики у Миколаївській області та відокремлених підрозділах від 01.02.2016 № 6.

9.               У разі, якщо порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, приймається письмова заява громадянина, яка розглядається у встановленому законодавством порядку. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно (за бажанням громадянина).

10.            Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Головного управління статистики, відділу (сектору) статистики у районі, то посадова особа, яка проводить особистий прийом, пояснює громадянину, до якого органу державної влади чи органу місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи необхідно звернутися з цього приводу, і, по можливості, надає в цьому допомогу (повідомляє адресу, номер телефону тощо).

Додаток 3

Посада

Прізвище, ім’я та по батькові

Дні та години прийому

Телефон

№ кімнати

з/п

Назва структурного підрозділу

Прізвище, ім'я та по батькові начальника відділу (сектору)

Дні прийому громадян з особистих питань

Телефон

Адреса

Додаток 4

Форма опису справ постійного зберігання, складеного в архівній установі

	Найменування архівної установи Фонд №_____________________ Опис №______________________ Відбиток печатки архівної установи справ постійного зберігання за _________ рік		ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архівної установи ____________________________________ (підпис)                  (ініціали (ініціал імені), прізвище) Найменування посади керівника архівної установи ________________________________________________________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище) ____ _________________20___р.

 

№ з/п	Індекс справи(діловодний номер)	Заголовок справи(тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі(томі, частині)	Примітки

До опису внесено ______________________________________________________________справ (цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні № ________________________, пропущені №____________________________

Укладач опису__________________________________________________________________________

___________________________________                                                                                                                                       _______________________

^{найменування посади укладача опису                                                                                                                                                                       ПІБ}

	СХВАЛЕНО                         СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву
			СХВАЛЕНО                         СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Архівної установи

 

__________

Прийнято на постійне зберігання _____________________________________________________справ

^{(цифрами і словами)}

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні № __________________________, пропущені №_______________________________________________

Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання

____________________________________________ справ з № ____________ по № __________,

                                                                       ^{(цифрами і словами)}

у тому числі: літерні № ___________________ , пропущені №_________________________________________

Разом за цим описом прийнято на постійне зберігання

____________________________________________ справ з № ____________ по № __________,

(цифрами і словами)

у тому числі: літерні № ______________________ , пропущені №______________________________________

Зберігач фондів                                                 ______________                    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                          ^{(Підпис)}

Найменування посади керівника
профільного структурного підрозділу
архівної установи (зав. архівосховища)              (підпис)                            (ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________ 20 ____ р.

Додаток 5

Форма опису справ тривалого зберігання, складеного в архівній установі

	Найменування архівної установи Фонд №_____________________ Опис №______________________ Відбиток печатки архівної установи справ тривалого зберігання (понад 10 років) зберігання за _________ рік		ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архівної установи ____________________________________ (підпис)                  (ініціали (ініціал імені), Дата Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду прізвище) Найменування посади керівника архівної установи ________________________________________________________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище) ____ _________________20___р.

 

 _____________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи) 

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено _______________________________ справ

                                                                                                                      ^{(цифрами і літерами)}

з N _______ до N _______, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) Дата	Підпис	Розшифровка підпису

                                                                                               СХВАЛЕНО

                                                                                            Протокол засідання ЕК установи
від ___________ N _____

Додаток 6

Форма опису справ з особового складу, що надходять для зберігання до архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи Підпис     Розшифровка підпису Дата Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду

Найменування установи

Фонд №_______________

Опис № _______________

справ з особового складу
за__________рік

_____________________________________________________________
(назва розділу) 

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ

                                                                                                                  ^{(цифрами і літерами)}

з N __________ до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради від ___________ N _____		СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи від ___________ N _____

Примітка: Заголовки справ опису з особового складу систематизуються у такій послідовності:

·         накази з особового складу;

·         списки особового складу;

·         картки з обліку особового складу;

·         особові справи;

·         особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати);

·         трудові книжки (незатребувані);

·         акти про нещасні випадки тощо.

Додаток 7

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Дата поступлення і реєстраційний номер	Кореспондент, дата і номер документа	Короткий зміст	Розподілення і перерозподілення	Хід виконання, відмітка про зберігання
1	2	3	4	5

Додаток 8

 Додаток 9

Електронна реєстраційна картка

·         назва установи (автор чи кореспондент);

·         назва виду документа;

·         дата і реєстраційний номер документа;

·         дата й індекс надходження;

·         заголовок до тексту (короткий зміст документа);

·         резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

·         строк виконання документа;

·         відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характеру

·         документа і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

·         гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;

·         внутрішнє переадресування документів за виконавцями;

·         код за тематичним класифікатором;

·         ключові слова;

·         кількість аркушів документа;

·         наявність додатків;

·         посадова особа, яка поставила документ на контроль;

·         проміжні строки виконання;

·         перенесення строків виконання;

·         строк зберігання документа;

·         статус документа (проект, версія);

вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо).