Комплексне кваліфікаційне завдання № 5 Діловоди

ПРОФЕСІЙНО-ПРАКТИЧНА ПІДГОТОВКА

Комплексне кваліфікаційне завдання № 5

з професії 4144 Діловод

Ви працюєте на підприємстві діловодом. Вам пропонується виконати завдання, дотримуючись правил безпеки, згідно із запропонованим варіантом:

1.1           Виконати завдання в текстовому редакторі Word:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Оформити документ хронологічно (історія професії) (Додаток 4)	Оформити документ (кваліфікаційна характеристика) (Додаток 5)	Оформити документ (санітарно-гігієнічні вимоги) (Додаток 6)

1.3              Виконати завдання в табличному процесорі Excel:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Набрати таблицю (Додаток 7)	Набрати таблицю (Додаток 8)	Набрати таблицю (Додаток 9)

1.4              Виконати завдання в базі даних Access:

1 варіант	2 варіант	3 варіант
Сконструювати таблицю документів особової справи	Сконструювати таблицю розпорядчих документів	Сконструювати таблицю інформаційних документів

Термін виконання завдання – 6 год..

Додатки до ККЗ № 5

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Додатки до ККЗ № 5

Додаток 4

Історія професії

Документи з'явилися разом з писемністю. Першими письмовими документами, знайденими археологами, були тексти законів, вибиті на кам'яному стовпі клинописом і відносяться до часу правління давньовавілонського царя Хаммурапі (1792-1750pp. до н.е.). Існувала і процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках.

Особливого розвитку діловодство набуло після винайдення паперу. Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права є Руська Правда. Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII ст. Історичним документом також є літопис «Повість временних літ», Лаврентіївський літопис, що датується 1377р. та Іпатіївський літопис, початок XV ст. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, повідомлення розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.

Зі створенням Давньоруської держави писемність стала необхідною для відносин, укладення угод з іншими державами. Виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні купецьких контрактів, у написах на речах про їх приналежність тощо. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був Києво-Печерський монастир, заснований за часів правління Ярослава Мудрого. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави, а також церковні устави.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

І етап: Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Цей період називають також актове діловодство.

·         Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 см. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ мав форму сувою.

·         Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.

·         Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.

·         З'являються особливі форми документів - книги:

•  для грошових операцій - прибутково-розхідні;
•  для обліку мита - митницькі;
•  для обліку врожаю - умолотні та інше.
•  На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття), які поділялися на:
•  секретні (кримінальні справи);
•  нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи);
•  поточні (для скарг, свідчень, заяв).

·         В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

·         Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».

·         Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.

II етап. Колежське діловодство (з XVIII століття).

·         Петро І у 1699 р. вводить гербовий папір, а у 1700 р. заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

·         Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.

·         Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.

·         Утворюються вхідні та вихідні документи, донос, реляції, рескрипти, циркуляри. прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

·         Частина документів складається за генеральними формулярами.

·         Найбільш важливі документи складалися секретарем.

III етап. Виконавче діловодство.

·         Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.

·         Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.

·         Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:

•  вступ із вкладенням справи;
•  обґрунтування із посиланням на законодавство;
• заключення із висновками, пропозиціями. 

   Справи, що вирішуються поділяються на три категорії:

•  невідкладні;
• термінові;
•  поточні.

ІV етап. Радянський період розвитку діловодства.

·         Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.

·         Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,

·         Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

·         Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

·         Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.

·         Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи: 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях; 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ.

·         В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожного підприємства, установи, організації.

Додаток 5

Освітньо-кваліфікаційна характеристика діловода (підприємства, установи та організації, що здійснюють підготовку кваліфікованих робітників)

1. Професія: 4144 Діловод

2. Кваліфікація - Діловод

3. Кваліфікаційні вимоги

Повинен знати: нормативно-правові акти положення та інструкції, щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно–розпорядчої документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів; основи законодавства про працю.

Повинен уміти: приймати кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, реєструвати та передавати, згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Стежити за своєчасним розглядом і поданням підрозділами документів, що надходять на виконання. Вести контрольно-реєстраційну картотеку, облік отриманої та відправленої кореспонденції, систематизувати і зберігати документи поточного архіву; створювати банк даних. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури. Приймати заходи з упорядкування складу документів і інформаційних показників, скороченню їх кількості та оптимізації документопотоків. Готувати і здавати до архіву підприємства документальні матеріали закінчені діловодством. Брати участь у відбиранні документів, які передаються на державне збереження, організації поточного збереження та експертизи наукової та практичної цінності документів. Вивчати та узагальнювати передовий вітчизняний та світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.

4. Загальнопрофесійні вимоги

Повинен:

¾     раціонально та ефективно організовувати працю на робочому місті;

¾     додержуватись норм технологічного процесу;

¾     не допускати браку в роботі;

¾     знати й виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, дотримуватися норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;

¾     використовувати в разі необхідності засоби попередження і усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);

¾     знати основи інформаційних технологій.

5. Вимоги до освітньо-кваліфікаційного рівня осіб, які навчатимуться в системі професійно-технічної освіти

Повна загальна середня освіта. Без вимог до стажу роботи (по закінченню навчання).

6. Сфера професійного використання випускника

Створення та систематизація документації в канцеляріях підприємств, установ і організацій. Збереження та пошук документів в архівах.

7. Специфічні вимоги

Вік: після закінчення терміну навчання – не менше 17 років.

Стать: жіноча, чоловіча.

Медичні обмеження

Додаток 6

Санітарно-гігієнічні вимоги (виробничої санітарії та особистої гігієни)

1.      Освітленість: 500 люкс. Забороняється захаращувати вікна різними предметами, розміщувати на підвіконнях високі кімнатні квіти.

2.      Температура приміщення має складати від 18 до 22^о С^.

3.      Відносна вологість повітря – 50-60%;

4.      Допустимий рівень шумів – 50 дцб.;

5.      Працівникам, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робочим столом необхідно надавати 5-8 хв. перерви через кожні дві години.

6.      Стіл повинен стояти так, щоб вікно не виявилося перед вами. Якщо це неминуче, потрібно купити щільні штори або жалюзі, які мають бути регульовані, що дозволить повністю закривати віконні отвори.

7.      Робоче місце повинно розташовуватися від стін з віконними отворами на відстані не менше 1,5 м, від стін без віконних отворів на відстані не менше 1,0 м.

8.      Робоче місце має бути обладнане підставкою для ніг.

9.      Конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення устаткування, а також можливість виконання трудових операцій в межах досяжності моторного поля.

10.  Робочий стіл та стілець мають забезпечувати оптимальну робочу позу: спина нахилена на кілька градусів назад. Таке сидіння дозволяє розвантажити хребет, поліпшити кровообіг у зоні між тулубом і стегнами. Руки вільно опущені на підлокітники крісла. Лікті і зап'ястя розслаблені.

11.  Екран відеомоніторів повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 700 мм, але не ближче 500 мм. Повинен бути абсолютно чистим. Монітор потрібно протирати мінімум раз у тиждень. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, зверненого до користувача.

12.  «Звукове оформлення» робочого місця важливо для тривалої ефективної роботи. Якщо користувач працює в шумному офісі, потрібно спробувати використати навушники.

Додаток 7

Вимоги до робочого місця діловода	Організація робочого місця діловода
Інформаційні вимоги	визначення обсягів і структури вхідної та внутрішньої інформації; проектування інформаційних потоків, до системи яких входить дане робоче місце.
Економічні вимоги:	передбачають організацію робочого місця з мінімальними витратами на його утримання, але достатніми для його нормального функціонування. Доцільне також оцінювання робочого місця за критерієм оптимальності, тобто ефект від діяльності працівника на робочому місці має перевищувати витрати на утримання цього робочого місця.
Ергономічні вимоги	пов'язані зі створенням для людини оптимальних умов праці, що роблять її високопродуктивною та надійною і водночас забезпечують людині необхідні зручності, зберігаючи сили, здоров'я та працездатність.
Гігієнічні вимоги	передбачають забезпечення таких норм: освітлення робочих місць; повітрообміну, температурного режиму; вологості; шуму й інших чинників робочого середовища, що впливають на здоров'я і працездатність людини.
Естетичні вимоги	до зовнішнього оформлення робочого середовища: вигляд приміщення і засобів праці, їхня кольорова гама, наявність квітів у інтер'єрі тощо.
Технічні вимоги	передбачають дотримання норм необхідного простору для виконання визначеної роботи. Це площа, на якій установлюють необхідні меблі й обладнання, місце самого працівника, а також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця тощо

Додаток 8

Обов'язки діловода	·         приймання та реєстрація кореспонденції та направлення її в структурні підрозділи; ·         ведення обліку документів, оформлення реєстраційних карток, створення банку даних; ·         здійснення контролю за виконанням, видавання довідок по зареєстрованим документам; ·         відправлення виконаної документації по адресатам; ·         систематизація та зберігання документів поточного архіву, підготовка та здача до архіву - підприємства (організації) документаційних матеріалів; ·         забезпечення збереження службової документації.
Особисті якості діловода	·         висока працездатність; ·         здатність до розподілу і переключення уваги протягом тривалого часу; ·         хороша довготривала і оперативна пам'ять; ·         особиста організованість; ·         посидючість; ·         старанність і обов'язковість; ·         акуратність.
Фактори психологічної напруги у роботі	·         необхідність тривалої, копіткої роботи з документальним матеріалом; ·         підвищений вміст паперової пилу в повітрі; ·         довге перебуванням в одному положенні - сидячи.

Додаток 9

Вимоги безпеки перед початком роботи
необхідно ввімкнути систему кондиціонування повітря в приміщенні	Ввімкнути комп'ютерне обладнання у визначеній послідовності: Якщо сеанс попереднього користувача не був завершений, завершіть його. У разі потреби виконати наступне	При виявленні будь-яких несправностей роботу не розпочинати, повідомити про це майстра в/н.	Відрегулювати освітленість робочого місця, відрегулювати та зафіксувати висоту сидіння стільця, зручний для оператора нахил його спинки, висоту підлокітників.
Працюючи за ПК, оберіть правильне положення тіла	Якщо виникли програмні помилки або несправності обладнання, негайно зверніться до майстра в/н.
Вимоги безпеки під час роботи
Забороняються різні ігри, пустощі.	Не отримавши інструктаж з безпеки праці до роботи не приступайте. Перед початком роботи ознайомтесь з технологічним процесом майбутньої роботи.	Роботу виконуйте тільки на справному устаткуванні і справним інструментом	Забороняється перенесення і пересування учнями важких речей.
Вимоги безпеки по закінченню роботи
Закінчити роботу та зберегти потрібну інформацію. Вийти з усіх працюючих програм і вимкнути комп'ютер.	Вимкнути принтер (якщо він увімкнений), вимкнути монітор і системний блок. Вимкнути стабілізатор, якщо комп'ютер підключений до мережі через нього. Штепсельні вилки витягнути з розеток.	Прибрати робоче місце. Оригінали та інші документи покласти в ящик стола. Ретельно вимити руки водою з милом.	Вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне живлення. По закінченні роботи слід закрити всі активні програми та коректно вимкнути комп'ютер. Робоче місце має залишитися чистим.